General Conditions of Purchase
Condições Gerais de Compra
1. GENERAL CONDITIONS
1.1. All Purchase Orders made by FRICON Group companies located in Portugal are regulated by these General Conditions of Purchase – Portugal. Any alteration, variation, restriction or amendments to these General Conditions will only be considered valid and effective if stated in the Purchase Order, Particular Conditions of Purchase and/or Contract expressly agreed upon in writing by FRICON.
1.2. In the event of any discrepancy between these General Conditions of Purchase and the Purchase Order, Particular Conditions of Purchase and/or Contract, what is determined in the latter documents will prevail.
1.3. FRICON General Conditions of Purchase shall prevail and shall override any General Conditions of Sale of the Supplier.
1.4. The Supplier acknowledges these General Conditions of Purchase from the moment of Acceptance of the Purchase Order, defined in article 4 of this document. Alternatively, if the Supplier has already received these General Conditions of Purchase in its previous commercial relations with FRICON, they will be considered, for all intents and purposes, to be known by the Supplier when supplying the price for any equipment or materials contained in the Purchase Order.
1.5. By accepting the Purchase Order, the Supplier will automatically:
1.5.1. Acknowledge that it holds and fully understands all necessary information for the fulfillment of the Purchase Order;
1.5.2. Acknowledge its capacity to fulfill the Purchase Order;
1.5.3. Renounce the right to impose its own General Conditions of Sale.
1.6. Any possible incompatibilities, doubts, mistakes or omissions in the Purchase Order must be explicitly presented to FRICON in writing, within 5 days of receipt of the Purchase Order. The established and communicated deadlines will not be affected by these incompatibilities, doubts, mistakes or omissions; therefore, they will not be changed.
1.7. Any variations of the Purchase Order proposed by the Supplier must be expressly approved by FRICON in writing and, when done after the acceptance of the Purchase Order, the Supplier shall not undertake any such variations without an explicit written agreement by FRICON, all this without prejudice of the responsibilities accepted by the Supplier.
1.8. The Supplier is bound to inform FRICON whenever it detects a deviation in the functionalities and characteristics contained in the item(s) of the Purchase Order, and it shall, for this effect, propose alternatives that may satisfy it, and FRICON reserves the right to reject them.
1.9. Any change in the production process, origin of materials or equipment established during negotiation, Purchase Order, Particular Conditions of Purchase and/or Contract will only be valid upon written consent by FRICON.
1.10. If the Supplier fails to comply with what is mentioned in the previous article, FRICON will have the right to reject the materials or equipment of the Purchase Order and the Supplier will be subject to the penalties detailed in article 10 of these General Conditions.
1.11. Within the scope of the Purchase Order, there will be no contractual relationship between the final Client (in case it is not FRICON), and the Supplier and/or its subcontractors.
1.12. Unless otherwise specified in writing by FRICON, the contractual language will be Portuguese. If all the documents pertaining to the Purchase Order are written in another language, it will be understood that the Supplier is capable of understanding its content, unless otherwise specified in writing before Acceptance.
2. SUPPLYING
2.1. The Purchase Order shall be strictly fulfilled according to the specifications, conditions and quantities established in the Purchase Order, Particular Conditions of Purchase, Contract and/or other contractual documents, and to the norms and legal rules applicable to the object of the order in question.
2.2. The Supplier is bound to communicate in due time any events that might compromise the fulfillment of the Purchase Order in the agreed terms.
2.3. All accessories and necessary activities (e.g. detailed engineering, technical information, transportation, unloading and possible testing of materials and equipment, etc.) are considered included in the Purchase Order for its fulfillment.
2.4. The Supplier shall participate, either personally or represented by a qualified and authorized personnel, in the meetings regarding its supply whenever required by FRICON.
2.5. The Supplier shall provide FRICON, without any additional charge, all the materials, documents or any other activities related to its supply that might be needed for the proper functioning, operation and/or maintenance of the materials and equipment in the Purchase Order, even if not mentioned or completely specified in it or in its attachments.
2.6. The Supplier, within the scope of the Purchase Order, is bound to cooperate in order to overcome any resulting difficulties, whenever its activity restrains or is restrained by a third party.
2.7. The Supplier is bound to comply with or to make its personnel comply with, strictly and fully, all the legislation and regulation applicable to its activities and demonstrate that it is in possession of all authorizations, licenses and/or approvals which, according to the laws and regulations, are applicable to it and are necessary for the functioning of its activities, as well as for the fulfillment of the obligations deriving from the Purchase Order. Additionally, the Supplier is also bound to abide to all general and specific norms of security, as well as all specific conditions of service in effect in FRICON, of which FRICON has informed him.
2.8. The Supplier is solely responsible for any damages that might result from the non-fulfillment of the abovementioned norms.
2.9. The Supplier is responsible for the procurement of any authorizations, homologations, approvals or licenses of import/export that might be necessary according to its responsibilities in the fulfillment of the obligations resulting from the Purchase Order.
2.10. The Supplier is bound to fulfill and to follow all technical specifications of the equipment and materials stated in the Purchase Order and in the legally applicable rules and norms which the Supplier shall not have the right to alter or perform differently without written consent by FRICON.
2.11. The Supplier is bound to communicate any changes to what was previously established in the Purchase Order and it shall supply all the necessary elements to support them.
2.12. The risk of loss or damage is transferred to FRICON with the delivery conditions settled in the present Purchase Order.
2.13. The delivery conditions shall be governed by the International norms (Incoterms 2010) from the International Chamber of Commerce.
3. SUBCONTRACTING
3.1. The Supplier shall not have the right, under any circumstances, and without prior written consent by FRICON to:
3.1.1. Give or transfer the Purchase Order either partially or fully;
3.1.2. Constitute a company, a consortium or group of any type to fulfill the Purchase Order;
3.1.3. Subcontract the parts of the Purchase Order that require its direct specialization and that have been awarded to the Supplier due to its competence or experience in this field.
3.2. If FRICON gives permission to the Supplier to subcontract part or parts of the Purchase Order, it shall ensure the production of the supplies assigned to its subcontractors, and shall be the sole responsible before FRICON for the proper fulfillment of the Purchase Order.
3.3. FRICON reserves the right to refuse any entity presented by the Supplier in the list of its subcontractors.
4. ACCEPTANCE OF PURCHASE ORDER
4.1. The acceptance of the Purchase Order shall be done either by electronic or paper mailing of a copy of the Purchase Order to the respective issuer within FRICON, duly signed by the legal representative(s) of the Supplier in the proper space. However, the delivery, even if partial, of any materials, equipment or services contained in the Purchase Order, will be considered as acceptance of the Purchase Order and of these General Conditions, even if the abovementioned confirmation has not been sent to FRICON.
5. PRICES
5.1. Prices are fixed and shall not be revised.
5.2. The prices listed in the Supplier’s Quotation include all costs and expenses that may result from the complete fulfillment of the Purchase Order, Particular Conditions of Purchase and/or Contract.
5.3. The prices of supplies include the packaging, transporting, loading, unloading and insurance of the supplied goods until delivered to the destination indicated by FRICON on the Purchase Order, Particular Conditions of Purchase and/or Contract.
5.4. All expenses, taxes and duties, liabilities, licenses, rights of importation, custom rights and any other expenses resulting from the fulfillment of the Purchase Order both in the country of origin and in the country of destination are included in the price.
5.5. Similarly, in the case of imported products, the contingencies of currency exchange, duties and taxes will be paid according to the Purchase Order’s date. FRICON shall not be liable for any adjustment derived from the aforementioned changes.
6. STORAGE AND PACKING
6.1. The supplied equipment and materials shall be duly packed and numbered by the Supplier, in order to be identified for warranty purposes.
6.2. If requested, the Supplier shall provide FRICON, with each consignment of equipment and materials, a detailed list of all delivered items, including their description and number as aforementioned in the previous article.
6.3. Unless otherwise specified in the Purchase Order, Particular Conditions of Purchase and/or Contract, all packaging must preserve the equipment from any damage, stored under normal conditions, for a period of 6 (six) months.
6.4. FRICON reserves the right to postpone the delivery date of part or of the entirety of the goods. In this event, the Supplier shall provide for their storage and protection on its premises and shall be responsible for the goods pending delivery, accepting storage expenses for a period of 3 (three) months from the date of the scheduled delivery.
6.5. FRICON shall not be charged for the cost of packages, boxes, casings or any other means of packaging and transportation unless specified in the Purchase Order, Particular Conditions of Purchase and/or Contract.
6.6. The Supplier shall be responsible for any risks of transportation and conservation of the goods until the moment of the delivery at the indicated destination, unless otherwise specified in the Purchase Order, Particular Conditions of Purchase and/or Contract.
6.7. The Supplier shall provide FRICON the Safety Data Sheet in accordance with Reach legislation in case of dangerous chemical substances and Rosh statement in the case of electrical materials; they shall also send the product datasheet;
6.8. The Supplier shall also provide the quality certificate, marking the respective nr. of leakage in case of metallic products, in accordance with Norm EN 10204. In the case of supply of polymers the supplier shall provide the certificate of conformity. In both cases the quality certificate must accompany the product, obligatorily;
6.9. In case if are perishable materials, they must be delivered with a minimum of 80% of its shelf life.
7. INSPECTION
7.1. The materials and equipment supplied, as well as their integrating parts, shall be new and free of any defects.
7.2. The Supplier is responsible for the partial and overall quality of the materials and equipment supplied.
7.3. All goods and merchandise are subject to inspection or approval by FRICON and will be returned in case they do not meet, either entirely or partially, the specifications contained in the Purchase Order. The Supplier will be responsible, entirely at his own expense, for replacing them. All resulting expenses from their return, repair and replacement, will be also the responsibility of the Supplier.
7.4. The Supplier shall provide, to FRICON’s or End Customer’s personnel, free access to his facilities, whenever FRICON finds it convenient to audit, inspect or verify materials and manufacturing processes related to the scope of supplies. FRICON will have the right to refuse any material or manufacturing process that does not comply with the established articles. Whether the right of inspection is exercised or not, this shall not, in any way, discharge the Supplier from the responsibility of the Provisional and Final Acceptance of the material.
7.5. In the presence of a nonconformity regarding Purchase Order’s scope, the Supplier shall be charged with all costs of transportation, dismantling, identification of the occurrence, testing and inspection incurred in the fulfillment of the Purchase Order.
8. INSURANCE
8.1. The Supplier is responsible for contracting and maintaining all the required insurances necessary for the complete fulfillment of the Purchase Order, according to what is established in these General Conditions, Particular Conditions of Purchase and/or Contract, in order to protect FRICON’s position against all losses or damages incurred during the fulfillment of the supply.
8.2. The Supplier is bound to present FRICON, whenever it is required, evidence of the insurances mentioned in the terms of the previous article.
9. NON-CONFORMITIES
9.1. Processes of Nonconformity shall be established, in any phase of fulfillment of the Purchase Order, when any irregularities, flaws, errors, delays, deficiencies, deficient or improper packaging for the means of transportation utilized, malfunctioning and/or nonconformity with the technical specifications and Norms applied are detected.
9.2. The process of Nonconformity will be properly registered by FRICON, and the Supplier will receive a Complaint. These occurrences will negatively influence the evaluation of the Supplier in FRICON’s Supplier’s Assessment Process. The Supplier is obliged to answer the Nonconformity process, submitting to FRICON the written justifications and actions to avoid the reoccurrence of the non-conformities found. Otherwise, future Purchase Orders might be compromised. The verification of the effectiveness of the implementation of corrective actions will have to be communicated in writing to FRICON.
9.3. The withdrawal of one non-conformity process does not exonerate Supplier’s responsibility from the fulfillment of the Purchase Order in all terms previously agreed.
9.4. FRICON will have the right to reject all materials, equipment or services in nonconformity, and also to subject the Supplier to the Penalties and/or Termination mentioned in articles 10 and 17 of these General Conditions, or to the corresponding ones contained in the Purchase Order and in Particular Conditions of Purchase and/or Contract.
10. PENALTIES
10.1. In case the Supplier, for reasons attributable to him, including the ones attributable to any of its subcontractors, does not meet the deadlines defined in the Purchase Order, FRICON reserves the right to apply the penalties listed below, without prejudice to any right of reimbursement for the resulting damage and/or to the right of cancellation of the Purchase Order:
10.1.1. If the Supplier does not accomplish its obligations in accordance with the defined dates, a penalty of 0.5% (one half percent) for each calendar day of delay will be applied, based on the Purchase Order’s value for each delayed item;
10.1.2. If the abovementioned default exceeds 10 (ten) calendar days, the penalty applied at the beginning of this period will be increased to 1% (one percent), calculated on the same terms of the previous clause, until a maximum of 10%.
10.2. FRICON reserves the right to deduct the penalties from the Purchase Order’s payment.
10.3. If the Supplier fails to demonstrate that is able to correct, in due time, the materials, equipment or services in non-conformity, FRICON has the right to reject them entirely or partially, being reimbursed for all the resulting costs and expenses.
10.4. The application of the penalties for delays mentioned in article 10.1 does not exonerate the Supplier from its obligations.
11. BRANDS, PATENTS, MODELS
11.1. The Supplier guarantees that its activity in the fulfillment of the Purchase Order does not violate or infringe any third-party intellectual property rights.
11.2. The Supplier shall reimburse FRICON for all damages, costs and expenses resulting from any actions or procedures of utilization, possession or sale of materials or equipment supplied in the fulfillment of the Purchase Order, as well as for any violation of intellectual property rights, including all expenses that may result from such actions and/or procedures.
11.3. The liabilities that may result from the direct or indirect utilization of the know-how, patents, utility models, drawings, including those relating to the procurement from the respective owners of the necessary authorizations and those inherent to the payment of the corresponding expenses, will be of the exclusive responsibility of the Supplier, who shall be held solely responsible for any resulting lawsuits as well as for any resulting claim of violation or allegation of violation of these rights.
11.4. The Supplier shall not claim any personal rights to intellectual property rights to be released from the fulfillment of its obligations resulting from the Purchase Order.
12. PROPERTY OF TECHNICAL MATERIAL
12.1. Any and all materials entrusted to the Supplier by FRICON for the study and fulfillment of the Purchase Order, namely drawings, tools, equipment, raw materials, etc. will hold the Supplier as the legal trustee of such materials, and it shall be responsible for returning them in the same condition as they had been received, promptly upon FRICON’s request.
12.2. The Supplier is also responsible for the loss or damage of any item provided by FRICON. The Supplier shall bear all costs of replacement of the lost or damaged items and shall reimburse FRICON for all damages resulting from such loss or damage.
12.3. All projects, written or drawn plans, as builts, drawings, software, studies, reports or any other intellectual creation produced by the Supplier under the terms and conditions of the Purchase Order, as well as their rights of intellectual property will be the property of FRICON for all intents and purposes and FRICON will have the right to modify them after the termination of the contractual relationship with the Supplier.
13. CONFIDENTIALITY
13.1. The Supplier undertakes not to disclose to third parties and not use, for its or others’ benefit, any information contained in these General Conditions of Purchase or in other documents and/or contracts settled under the scope of the Purchase Order.
13.2. The confidentiality obligation will remain valid after the termination or fulfillment of the present Purchase Order.
14. PROVISIONAL ACCEPTANCE
14.1. When applicable, FRICON will carry out the Provisional Acceptance of the supplies only upon the accomplishment of the following requirements:
14.1.1. The satisfactory delivery of all the supplies object of the present Purchase Order, after an inspection carried out by FRICON or by any third party assigned by FRICON;
14.1.2. The delivery by the Supplier of all the documents listed in the Purchase Order and all its attachments, duly approved by FRICON;
14.1.3. The reception of its Provisional Acceptance by FRICON, when applicable.
14.2. FRICON will promptly communicate to the Supplier any deficiency or omission found that may prevent this Provisional Acceptance. The Supplier is responsible for the full correction of the deficiencies at its cost and expense, on a mutually agreed-upon schedule.
15. WARRANTIES
15.1. Unless otherwise specified in the Purchase Order, Particular Conditions of Purchase and/or Contract, or in written acceptance of supplier’s offer by FRICON, the Supplier will provide a 12-month warranty period for its equipment, materials and/or services.
15.2. During the warranty period, whenever necessary, the Supplier is bound to correct, repair or replace, at its cost and expense, all materials, equipment or services, or their parts that present errors, deficiencies, malfunctioning and/or incompatibilities with any technical specifications or norms and legal rules in force, providing FRICON with a detailed report of the occurrence, and bearing all indirect expenses of transportation, labor, travel, accommodations, meals, etc.
15.3. The correction or replacement of defective elements implies the beginning of a new warranty period, and, whether FRICON finds it necessary, may equally be subject to the process of Provisional and Final Acceptance in which the previous goods and equipment in nonconformity were subjects.
15.4. FRICON may proceed to the necessary repairs, modifications or replacements at the cost and expense of the Supplier if the Supplier’s answer is inadequate or beyond the necessary deadline. FRICON shall notify the Supplier for its payment, or, in alternative, deduct the resulting expenses in the payments to the Supplier.
16. CONDITIONS OF PAYMENT
16.1. The invoice’s deadline will be 90 (ninety) days from the entry date in FRICON’s services. Payment will be made after analysis and verification of the invoice.
16.2. The Payment Conditions are stated in the Purchase Order. Payment Conditions previously regarding a contractual relationship between FRICON and the Supplier may also be considered as long as expressly referred to, in writing, in the Purchase Order, Particular Conditions of Purchase and/or Contract.
16.3. The fulfillment of the supply’s obligations, document delivery, the eventual issue of financial guarantees, as well as the fulfillment of the remaining material contractual obligations, in the exact terms and conditions established in the Purchase Order, Particular Conditions of Purchase and/or Contract are indispensable requirements for the payment of invoices.
16.4. Any claim, sanction or legal penalty against FRICON regarding the Purchase Order scope, will cause the retention of payment until:
16.4.1. The Supplier assumes responsibility for these claims, sanctions or legal proceedings;
16.4.2. The process or legal proceeding is concluded without any charge or liability for FRICON;
16.4.3. The Supplier has fulfilled all obligations resulting from the Purchase Order.
17. TERMINATION
17.1. Without prejudice to any other right and without additional cost, FRICON shall be entitled at its discretion to cancel the Purchase Order in the event that:
17.1.1. The supplies are not in accordance with the specification of this General Conditions of Purchase, Particular Conditions of Purchase, Contract and/or other contractual documents;
17.1.2. The merchandise or materials delivered are not in accordance with the samples or specifications submitted to FRICON for approval by the Supplier;
17.1.3. Delivery dates established in the Purchase Order are not totally or partially kept by the Supplier without being justified and accepted by FRICON;
17.1.4. There are substantial doubts on the Supplier’s rights on the supplied materials and equipment, right to patents, brands, models and drawings;
17.1.5. There is bankruptcy, insolvency of the Supplier, or any other process submitted in the Official Entities;
17.1.6. Any article or condition of the Purchase Order or the General Conditions of Purchase is not followed by the Supplier;
17.1.7. There is any other case of statutory termination.
17.2. In the case of partial termination, regarding only part of the Purchase Order’s scope, FRICON will only be responsible for the payment of the materials, equipment and services accepted and already delivered, and the Supplier will not be entitled to any right of reimbursement for the part affected by the termination. Additionally, in case of the eventual need of the removal of goods and equipment or site reposition, all resulting expenses will be the Supplier’s responsibility.
17.3. After the communication of termination, the Supplier shall return all materials entrusted by FRICON, by a mutually agreed-upon deadline, as well as all other materials, studies, drawings, designs, tools, models, etc. relevant to the resumption of the undergoing supplies, being subject to the penalties arising from delays according to 10.1.1.
17.4. FRICON will have the right to terminate the contract if the End Customer suspends or cancels the order. In this case, FRICON will pay the Supplier for the accepted and already delivered goods.
17.5. All payments received by the Supplier, related to materials, equipment or services in nonconformity, will be reimbursed to FRICON, committing the Supplier to the restitution within 30 days from the date of Termination.
17.6. FRICON reserves the right to, at the time of the Termination, execute eventual financial guarantees to its benefit.
18. APPLICABLE LAW AND REGULATION OF DISPUTES
18.1. These General Conditions of Purchase, the Purchase Order, the Particular Conditions of Purchase and/or Contract shall be governed in all their existing law aspects by the Portuguese legal system.
18.2. The Tribunal de Vila do Conde (The Vila do Conde Court) will solve any litigation resulting from the interpretation, application, validity and fulfillment of the Purchase Order, with the exclusion of any other court.
19. EVALUATION OF SUPPLIERS
The FRICON proceeds to the evaluation of their suppliers according to different criteria:
19.1 Evaluation criteria
19.1.1 Criterion 1 – Delivery deadlines
Performance analysis of the Supplier about the adequacy of the delivery times to the needs of FRICON, penalized those that present delays in relation to the delivery deadline indicated in the purchase orders
19.1.2. Criterion 2 – Compliments to the specifications
Capacity of the supplier to meet the agreed requirements or the specifications of the products requested, being penalized those with “non-conformities”
19.2. Evaluation
90-100 – Adequate supply or with good performance
80-89 – Supplier able or without restrictions
70-79 – Average quality supplier lacking improvements
0-69 – Supplier unable and/or with impact on production to be eliminated
1. CONDIÇÕES GERAIS
1.1. Todas as Ordens de Compra efetuadas pelas empresas do grupo FRICON situadas em Portugal, são regulamentadas pelas presentes Condições Gerais de Compra FRICON – Portugal. Qualquer alteração, variante, condicionante ou adenda às presentes Condições Gerais só será considerada como válida e eficaz se constar na Ordem de Compra, Condições Particulares de Encomenda e/ou Contrato e tenha sido alvo de acordo expresso e por escrito da FRICON.
1.2. Em caso de contradição entre as presentes Condições Gerais de Compra e a Ordem de Compra, Condições Particulares de Encomenda e/ou Contrato, prevalecerá o que for determinado nestes últimos documentos.
1.3. As Condições Gerais de Compra da FRICON prevalecem sobre quaisquer Condições Gerais de Venda do Fornecedor.
1.4. O Fornecedor aceita as presentes Condições Gerais de Compra a partir do momento em que procede à Aceitação da Ordem de Compra, definida no Ponto 4 do presente documento. Alternativamente, se o Fornecedor já tiver recebido previamente estas Condições Gerais de Compra, no âmbito das suas relações comerciais com a FRICON, estas considerar-se-ão, para todos os efeitos, conhecidas pelo Fornecedor aquando da apresentação de cotação para qualquer equipamento ou material constante da presente Ordem de Compra.
1.5. Ao aceitar a presente Ordem de Compra, automaticamente o Fornecedor:
1.5.1. Reconhece que tem em sua posse e que tem pleno conhecimento de toda a informação necessária à execução da Ordem de Compra;
1.5.2. Reconhece a sua capacidade para levar a cabo a Ordem de Compra;
1.5.3. Renuncia ao direito de aplicar as suas próprias Condições Gerais de Venda.
1.6. Quaisquer eventuais incompatibilidades, dúvidas, erros ou omissões da Ordem de Compra deverão ser colocados por escrito à FRICON, no prazo de 5 dias a contar da data de comunicação da Ordem de Compra. Os prazos estabelecidos e comunicados não serão afetados por essas incompatibilidades, dúvidas, erros ou omissões, pelo que não serão alterados.
1.7. Qualquer proposta de alteração à Ordem de Compra solicitada pelo Fornecedor deverá ser expressamente aprovada pela FRICON por escrito e, sendo a mesma posterior à aceitação da Ordem de Compra, não poderá ser levada a cabo pelo Fornecedor sem acordo expresso e por escrito da FRICON, tudo sem prejuízo das responsabilidades assumidas pelo Fornecedor.
1.8. O Fornecedor obriga-se a informar a FRICON sempre que detete um desvio às funcionalidades e características previstas no objeto da Ordem de Compra, devendo, para o efeito, propor alternativas que o satisfaçam, reservando-se a FRICON o direito de as rejeitar.
1.9. Qualquer alteração ao processo produtivo, à origem dos materiais ou equipamentos face ao definido em fase de negociação, Ordem de Compra, Condições Particulares de Encomenda e/ou Contrato só será válida mediante aprovação escrita da FRICON.
1.10. Caso o Fornecedor não observe o estipulado no ponto anterior, reserva-se a FRICON o direito de rejeitar os materiais / equipamentos objeto da Ordem de Compra, ficando o Fornecedor sujeito à aplicação das penalidades previstas no ponto 10 das presentes Condições Gerais.
1.11. No âmbito da presente Ordem de Compra, não haverá nenhuma relação contratual entre o Cliente final (caso não seja a FRICON), e o Fornecedor e/ou seus Subcontratantes.
1.12. Salvo indicação em contrário expressa por escrito pela FRICON, o idioma contratual será o Português. Para todos os documentos constantes da Ordem de Compra apresentados noutro idioma, presumir-se-á que o Fornecedor está capacitado para a sua interpretação, salvo indicação por escrito em sentido contrário antes da Aceitação.
2. ÂMBITO DE FORNECIMENTO
2.1. A Ordem de Compra deverá ser cumprida em rigorosa conformidade com as especificações, condições e quantidades estabelecidas na mesma, Condições Particulares de Encomenda, Contrato e/ou restantes documentos contratuais, bem como no respeito por normas e regras legais que sejam aplicáveis ao objeto do fornecimento em questão.
2.2. O Fornecedor obriga-se a comunicar em tempo útil qualquer condicionante que venha a comprometer a execução da Ordem de Compra nos termos acordados.
2.3. Na Ordem de Compra, consideram-se incluídos no fornecimento todos os acessórios e catividades necessárias (i.e. engenharia de detalhe, informações técnicas, transporte, descarga e eventuais ensaios dos materiais e equipamentos, entre outras), para o total cumprimento da mesma.
2.4. Sempre que solicitado, pela FRICON, o fornecedor deverá participar pessoalmente ou representado por uma pessoa qualificada e autorizada nas reuniões relativas ao âmbito do seu fornecimento.
2.5. O Fornecedor deverá disponibilizar à FRICON, sem quaisquer encargos adicionais para esta, todos os materiais, documentação ou quaisquer outras atividades do âmbito do seu fornecimento que venham a ser necessárias ao correto funcionamento, operação e/ou manutenção dos materiais e equipamentos constantes na Ordem de Compra, ainda que não mencionados ou completamente especificados nesta e nos seus anexos.
2.6. Sempre que no âmbito da Ordem de Compra a atividade do Fornecedor condicione ou seja condicionada por terceiros, este obriga-se a cooperar de forma a superar as dificuldades dai resultantes.
2.7. O Fornecedor é obrigado a cumprir e a fazer cumprir pelo seu pessoal, rigorosa e integralmente, toda a legislação e regulamentação aplicável à atividade prosseguida e demonstrar que está na posse de todas as autorizações, licenças e/ou aprovações que, nos termos da lei e regulamentação, lhe sejam aplicáveis e se mostrem necessárias para a prossecução da sua atividade, bem como para o cumprimento das obrigações decorrentes da Ordem de Compra. Adicionalmente, o Fornecedor garante ainda o cumprimento de todas as normas de segurança, gerais e específicas, bem como todas as outras condições de serviço específicas em vigor na FRICON e que por esta lhe sejam comunicadas.
2.8. O Fornecedor fica totalmente responsável por todo e qualquer dano que possa resultar do não cumprimento das normas supra referidas.
2.9. O Fornecedor é responsável pela obtenção de quaisquer autorizações, homologações, aprovações ou licenças de importação / exportação que se revelem necessárias conforme as suas responsabilidades no cumprimento das obrigações de fornecimento decorrentes da presente Ordem de Compra.
2.10. O Fornecedor obriga-se a cumprir e a seguir todas as definições ao nível das especificações técnicas dos equipamentos e materiais expressas na Ordem de Compra (i.e. memória descritiva, normas de fabrico e processos industriais, métodos de montagem, ensaios e funcionamento dos mesmos) e nas regras e normas legalmente aplicáveis, não as podendo alterar ou realizar de outra forma sem a aprovação escrita da FRICON.
2.11. O Fornecedor obriga-se a comunicar alterações ao previamente estabelecido na Ordem de Compra, devendo fornecer todos os elementos necessários para suportar as mesmas.
2.12. A transferência do risco do objeto da Ordem de Compra opera-se com a entrega do objeto nas condições e locais previstos na mesma.
2.13. Para a interpretação das condições de fornecimento contratado serão utilizadas as regras internacionais (Incoterms 2010) da Câmara de Comércio Internacional.
3. SUBCONTRATAÇÕES
3.1. O Fornecedor não poderá, em caso algum, e sem acordo prévio por escrito da FRICON:
3.1.1. Ceder ou transferir parte ou a totalidade da presente Ordem de Compra;
3.1.2. Constituir uma empresa, consórcio ou grupo de qualquer tipo para levar a cabo a realização da Ordem de Compra;
3.1.3. Subcontratar as partes da Ordem de Compra que solicitem a sua especialização direta e que tenham sido adjudicadas ao Fornecedor devido à sua competência ou experiência nesse campo.
3.2. Dado o acordo da FRICON para o Fornecedor subcontratar parte ou partes da Ordem de Compra, este deverá assegurar a realização dos fornecimentos confiados aos seus subcontratados, e será o único responsável perante a FRICON pela correta execução da Ordem de Compra.
3.3. É reservada à FRICON o direito de recusar qualquer entidade apresentada pelo Fornecedor na lista dos seus subcontratados.
4. ACEITAÇÃO DA ORDEM DE COMPRA
4.1. A aceitação da Ordem de Compra deverá ser feita mediante o envio à FRICON de uma cópia da Ordem de Compra, em formato eletrónico para o respetivo emissor da Ordem de Compra ou em papel, devidamente assinada pelo(s) legal(ais) representante(s) do Fornecedor no espaço correspondente. No entanto, a entrega, ainda que parcial, de quaisquer materiais, equipamentos ou serviços objeto da presente Ordem de Compra, será considerada como aceitação da mesma e das presentes Condições Gerais, mesmo que a referida confirmação não tenha sido enviada à FRICON.
5. PREÇOS
5.1. Os preços são fixos e não sujeitos a revisão.
5.2. Os preços constantes da Proposta do Fornecedor incluem todos os custos e despesas que resultarem, ou forem consequência, da execução da Ordem de Compra, Condições Particulares de Encomenda e/ou Contrato;
5.3. Os preços dos fornecimentos incluem embalagem, transporte, cargas, descargas e seguro dos bens fornecidos entregues no local indicado pela FRICON na Ordem de Compra, Condições Particulares de Encomenda e/ou Contrato.
5.4. Todos os encargos, taxas e impostos, obrigações, licenças, direitos de importação, direitos alfandegários e quaisquer outros custos relacionados com a execução da Ordem de Compra tanto no país de origem como no país de destino estão incluídos no preço.
5.5. De igual forma, no caso dos eventuais fornecimentos recaírem sobre produtos e bens importados, consideram-se, à data da Ordem de Compra, abrangidas no preço apresentado, as contingências de câmbios monetários e o pagamento de impostos e taxas, não assumindo a FRICON qualquer ajustamento de preços decorrente das referidas variações.
6. ARMAZENAMENTO, ACONDICIONAMENTO E EMBALAGEM
6.1. Os equipamentos e materiais a fornecer deverão ser devidamente embalados e numerados pelo Fornecedor, de modo a permitir a respetiva identificação para efeitos de garantia.
6.2. O Fornecedor disponibilizará à FRICON, caso assim seja solicitado, juntamente com os equipamentos e materiais fornecidos, uma lista discriminativa de todos os itens entregues, com informação da respetiva numeração mencionada no número anterior.
6.3. Salvo qualquer indicação especifica na Ordem de Compra, Condições Particulares de Encomenda e/ou Contrato, todo e qualquer acondicionamento deve preservar o equipamento de qualquer deterioração, de acordo com a sua normal forma de armazenamento, durante um período de 6 (seis) meses.
6.4. A FRICON reserva-se o direito de adiar a expedição de parte ou da totalidade dos bens. Neste caso, o Fornecedor garantirá o seu armazenamento e proteção nas suas instalações e será responsável pelos bens com entrega pendente, assumindo as despesas de armazenamento por um período de 3 (três) meses a partir da data de entrega especificada.
6.5. Não se aceitarão por parte do Fornecedor quaisquer débitos por embalagens, caixas, invólucros ou outros dispositivos de armazenamento e transporte, a não ser que estejam especificados na Ordem de Compra, Condições Particulares de Encomenda e/ou Contrato.
6.6. Todos os riscos de transporte e conservação das mercadorias correrão por conta do Fornecedor até ao momento da respetiva entrega no local indicado, salvo qualquer outra condição particular devidamente expressa na Ordem de Compra, Condições Particulares de Encomenda e/ou Contrato.
6.7. O Fornecedor deverá disponibilizar à FRICON fichas de segurança do produto de acordo com a diretiva Reach, caso se trate de substâncias químicas perigosas e declaração Rosh, no caso de materiais elétricos; Deverão igualmente enviar ficha técnica do produto;
6.8. O Fornecedor deverá ainda disponibilizar o certificado de qualidade, assinalando o nº de vazamento, correspondente, no caso de produtos metálicos, de acordo com a Norma EN 10204. No caso de fornecimento de polímeros o fornecedor deverá disponibilizar o respetivo certificado de conformidade. Para ambos os casos os certificados deverão obrigatoriamente a acompanhar o material;
6.9. Caso se tratem de materiais perecíveis, devem ser entregues com mínimo de 80% do seu prazo de validade por expirar.
7. INSPECÇÃO
7.1. Os materiais e equipamentos fornecidos, bem como as suas partes componentes integrantes, deverão ser novas e isentas de quaisquer defeitos.
7.2. O Fornecedor é responsável pela qualidade parcial e global dos materiais e equipamentos fornecidos.
7.3. Todos os bens e mercadorias estão sujeitos à inspeção e aprovação da FRICON e serão devolvidos no caso de não corresponderem, em todo ou em parte, às especificações da Ordem de Compra, devendo o Fornecedor encarregar-se, inteiramente à sua custa, de os substituir, ficando também a seu cargo todas as despesas inerentes à sua devolução, reparação e substituição.
7.4. A fim de poder realizar, no âmbito do fornecimento, auditorias, vistorias ou a verificação de materiais e processos de fabrico de acordo com as especificações da Ordem de Compra, o Fornecedor dará aos representantes da FRICON livre acesso às suas instalações, sempre que esta achar conveniente, podendo a FRICON fazer-se acompanhar pelo Cliente. A FRICON terá o direito de recusar quaisquer materiais ou processos de fabrico que não estejam de acordo com as cláusulas estabelecidas. Esta fiscalização, ou a sua falta, não diminuem em nada a responsabilidade do Fornecedor quanto à Recepção Provisória e Definitiva do material.
7.5. Caso se verifique quaisquer Não Conformidades no âmbito da Ordem de Compra, todos os custos de deslocação, inspeção, desmontagem, identificação de ocorrência, montagem, ensaios e fiscalização incorridos no âmbito desta Ordem de Compra serão suportados pelo Fornecedor.
8. SEGUROS
8.1. O Fornecedor será responsável por celebrar e manter em vigor todos os seguros exigíveis e necessários ao integral cumprimento da Ordem de Compra, de acordo com o estabelecido nas presentes Condições Gerais, Condições Particulares de Encomenda e/ou Contrato, de modo a que seja salvaguardada a posição da FRICON relativamente a todas as perdas ou danos ocorridos durante a execução do fornecimento.
8.2. O Fornecedor fica obrigado a apresentar à FRICON, sempre que esta o solicite, o comprovativo dos seguros estabelecidos nos termos do número anterior.
9. NÃO CONFORMIDADES
9.1. Serão levantados processos de Não Conformidade sempre que, em qualquer fase da execução da Ordem de Compra, sejam apuradas anomalias, falhas, erros, atrasos, deficiências, acondicionamento deficiente ou impróprio para o meio de transporte utilizado, avarias e/ou incompatibilidades com as especificações técnicas e Normas em vigor.
9.2. O processo de Não Conformidade será devidamente registado pela FRICON, sendo gerado um envio de Reclamação ao Fornecedor. Estas ocorrências vão influenciar negativamente a classificação do Fornecedor no Processo de Avaliação de Fornecedores em vigor na FRICON, podendo ficar sujeito a ser privado de receber Ordens de Compra até submeter à aprovação da FRICON, por escrito, as devidas justificações e respostas às Reclamações, bem como implementar ações corretivas para evitar a repetição das não conformidades identificadas. A verificação da eficácia da implementação das ações corretivas deverá ser comunicada por escrito à FRICON.
9.3. O levantamento de uma não conformidade não suspende o cumprimento da Ordem de Compra em todos os termos previamente acordados.
9.4. A FRICON poderá rejeitar os materiais, equipamentos ou serviços em não conformidade, sujeitando igualmente o Fornecedor às penalidades ou rescisão previstas respetivamente nos pontos 10 e 17 das presentes Condições Gerais, ou às correspondentes estabelecidas na Ordem de Compra, Condições Particulares de Encomenda e/ou Contrato.
10. PENALIDADES
10.1. A FRICON reserva-se o direito de, caso o Fornecedor, por motivos que lhe forem imputáveis, não cumprir os prazos definidos na presente Ordem de Compra, lhe aplicar as penalidades a seguir indicadas, sem prejuízo de indemnização pelo dano excedente e do direito de rescisão da Ordem de Compra:
10.1.1. Se o Fornecedor não tiver concluído as respetivas obrigações nos prazos previstos, ficará sujeito a uma penalidade com valor correspondente a 0,5% (meio por cento) por cada dia de calendário de atraso, calculada sobre o valor da posição da Ordem de Compra em que se integra o bem ou bens em falta;
10.1.2. Caso o incumprimento em causa supere os 10 (dez) dias de calendário, a penalidade a aplicar a partir do final desse prazo será elevada para 1% (um por cento), calculada nos mesmos termos da alínea anterior, até um máximo de 10%.
10.2. A FRICON reserva-se o direito de deduzir o montante das penalidades no pagamento da Ordem de Compra.
10.3. Se o Fornecedor não conseguir demonstrar que se encontra em condições de corrigir, em tempo útil, os materiais e equipamentos em não conformidade, estes poderão ser rejeitados total ou parcialmente, incorrendo o Fornecedor na obrigação de indemnizar a FRICON por todos os danos e prejuízos daí decorrentes.
10.4. Na medida em que são estabelecidas para o atraso da prestação, a aplicação das penalidades previstas no ponto 10.1 não exonera o Fornecedor da obrigação de cumprimento do contrato.
11. MARCAS, PATENTES, MODELOS
11.1. O Fornecedor garante que a sua atividade em execução da Ordem de Compra não implicará a violação de quaisquer direitos de propriedade intelectual de terceiros.
11.2. O Fornecedor obriga-se a indemnizar a FRICON por todos os prejuízos, danos ou custos emergentes de ações ou procedimentos em razão da utilização, detenção ou de venda dos materiais ou equipamentos fornecidos em execução da Ordem de Compra e, bem como, por violação de direitos de propriedade intelectual incluindo as despesas que resultem de tais ações e/ou procedimentos.
11.3. As obrigações que resultem da utilização direta ou indireta de know-how, patentes, modelos de utilidade, desenhos, incluindo as relativas à obtenção, junto dos respetivos proprietários, das necessárias autorizações e as inerentes ao pagamento dos correspondentes encargos, ficarão a cargo exclusivo do Fornecedor, que se considerará como único responsável no caso de qualquer questão jurídica daí resultante, bem como por qualquer reclamação decorrente da violação ou alegação de violação desses direitos.
11.4. O Fornecedor não poderá invocar quaisquer direitos pessoais relativamente a direitos de propriedade intelectual com vista a obstar ao cumprimento das obrigações que para ele decorram da Ordem de Compra.
12. PROPRIEDADE DO MATERIAL TÉCNICO
12.1. Todo e qualquer material confiado ao Fornecedor pela FRICON para efeitos de estudo e execução da presente Ordem de Compra, nomeadamente desenhos, ferramentas, moldes, equipamentos, matérias-primas, etc., investirá o Fornecedor nas obrigações legais de fiel depositário de tais materiais, obrigando à sua restituição nas condições em que o recebeu e logo que lhe seja solicitado.
12.2. O Fornecedor é também responsável pela perda ou danos nos artigos facultados pela FRICON. Este suportará todos os custos de substituição dos artigos perdidos ou danificados e todos os prejuízos causados à FRICON por tal perda/dano.
12.3. Todos os projetos de execução, peças escritas ou desenhadas, telas finais, desenhos, software, estudos, relatórios ou quaisquer outras criações intelectuais elaboradas pelo Fornecedor ao abrigo e nos termos da Ordem de Compra, bem como todos os respetivosdireitos de propriedade intelectual sobre os mesmos serão propriedade da FRICON para todos os efeitos, e podendo ser, extintas as relações contratuais entre a FRICON e o Fornecedor, livremente modificadas pela FRICON.
13. CONFIDENCIALIDADE
13.1. O Fornecedor compromete-se a não divulgar a terceiros e a não utilizar, em proveito próprio ou de terceiros, toda e qualquer informação contida nas presentes Condições Gerais de Compra ou noutros documentos e/ou contactos realizados no âmbito da presente Ordem de Compra.
13.2. A obrigação de confidencialidade subsiste mesmo após a cessação ou o cumprimento da presente Ordem de Compra.
14. RECEPÇÃO PROVISÓRIA
14.1. Quando aplicável, a Receção Provisória dos fornecimentos será efetuada pela FRICON somente após a verificação dos seguintes requisitos:
14.1.1. Estar finalizada satisfatoriamente a totalidade dos fornecimentos objeto da presente Ordem de Compra, após a inspeção realizada pela FRICON ou por quem esta indicar;
14.1.2. A entrega pelo Fornecedor de todos os documentos previstos na Ordem de Compra e em todos os seus anexos, devidamente aprovados pela FRICON;
14.1.3. Obtenção pela FRICON da sua Receção Provisória, se aplicável.
14.2. Caso a FRICON aponte qualquer deficiência ou omissão que impeça essa Receção Provisória, imediatamente o comunicará ao Fornecedor, que fica obrigado à reparação total das deficiências apontadas à sua inteira responsabilidade e expensas, no prazo a acordar entre as partes.
15. GARANTIAS
15.1. Salvo disposição expressa em contrário na presente Ordem de Compra, Condições Particulares de Encomenda e/ou Contrato, ou na aceitação escrita pela FRICON da Proposta do Fornecedor, este obriga-se a prestar um período mínimo de 12 (doze) meses.
15.2. Durante o período de garantia, o Fornecedor compromete-se a corrigir, reparar ou substituir, por sua conta e risco, todos os materiais, equipamentos ou serviços, ou a parte deles que se mostrar necessário, que apresentem erros, falhas, deficiências, avarias e/ou incompatibilidades com quaisquer especificações Técnicas ou Normas e regras legais em vigor, disponibilizando à FRICON um relatório detalhado de ocorrência, suportando todos os custos indiretos com despesas de transporte, mão-de-obra, deslocações, estadia, refeições, etc.,.
15.3. A reparação ou substituição dos elementos defeituosos implica o início da contagem de novo período de garantia, os quais, caso a FRICON entenda necessário, ficam igualmente sujeitos ao processo de Receção Provisória e Definitiva a que se encontravam os anteriores bens e equipamentos em não conformidade.
15.4. A FRICON poderá mandar realizar as reparações, modificações ou substituições necessárias por conta e risco do Fornecedor caso a resposta deste seja inadequada ou fora do prazo necessário, notificando-o para proceder ao respetivo pagamento ou, em alternativa, descontando os inerentes encargos nos pagamentos ao Fornecedor.
16. CONDIÇÕES DE PAGAMENTO
16.1. O prazo de vencimento das faturas é de 90 dias, a contar da data de receção da fatura. O pagamento é efetuado sob reserva de análise e conferência da fatura.
16.2. As Condições de Pagamento dos fornecimentos são indicadas na Ordem de Compra. Condições de Pagamento previamente especificadas no âmbito de uma relação negocial entre a FRICON e o Fornecedor também podem ser utilizadas desde que às mesmas seja feita expressa referência por escrito na Ordem de Compra, Condições Particulares de Encomenda e/ou Contrato.
16.3. O integral cumprimento das obrigações de fornecimento, a eventual disponibilização de documentos, a entrega de eventuais garantias financeiras e, bem como, o cumprimento das restantes obrigações contratuais materiais, nos exatos termos e condições previstas na Ordem de Compra, Condições Particulares de Encomenda e/ou Contrato, é condição indispensável para o pagamento das faturas.
16.4. Qualquer reclamação, sanção ou penalização legal contra a FRICON pelos seus clientes, relacionado com o âmbito da Ordem de compra, poderá originar retenção de pagamentos até que:
16.4.1. O Fornecedor assuma estas reclamações, sanções ou procedimentos legais;
16.4.2. O processo ou procedimento legal seja concluído sem consequência ou qualquer obrigação para a FRICON;
16.4.3. O Fornecedor tenha cumprido todas as suas obrigações decorrentes da Ordem de Compra.
17. RESCISÃO
17.1. A Ordem de Compra pode ser rescindida pela FRICON, a qualquer momento e sem qualquer responsabilidade ou encargo financeiro, em qualquer uma das seguintes hipóteses:
17.1.1. Se os fornecimentos realizados não estiverem de acordo com as especificações das presentes Condições Gerais de Compra, da Ordem de Compra, Condições Particulares de Encomenda, Contrato e/ou restantes documentos contratuais;
17.1.2. Se a mercadoria ou materiais entregues não estiverem de acordo com as amostras ou especificações submetidas pelo Fornecedor à aprovação da FRICON;
17.1.3. Se os prazos de entrega, totais ou parciais, previstos na presente Ordem de Compra, não forem cumpridos pelo Fornecedor sem motivo justificado e aceite pela FRICON;
17.1.4. Se surgirem fundamentadas dúvidas quanto aos direitos do Fornecedor sobre os materiais, equipamentos ou serviços fornecidos, ao seu direito a patentes, marcas, modelos e desenhos;
17.1.5. Se sobrevier a falência ou insolvência do Fornecedor, ou pedido das mesmas junto das Entidades competentes;
17.1.6. Se o Fornecedor violar qualquer das cláusulas e condições da Ordem de Compra ou Condições Gerais de Compra;
17.1.7. Em qualquer outro caso de rescisão previsto na Lei.
17.2. Se a rescisão abranger apenas parte da Ordem de Compra, a FRICON será apenas responsável pelo pagamento dos materiais, equipamentos ou serviços conformes, aceites e já entregues, sem que ao Fornecedor assista qualquer direito de indemnização quanto à parte afetada pela rescisão. Adicionalmente, dada a eventual necessidade de retirada de elementos ou reposição dos locais, todos os custos envolvidos correrão por conta do Fornecedor.
17.3. Imediatamente após a comunicação da rescisão, o Fornecedor procederá à devolução, em prazo a acordar, de todo e qualquer material confiado pela FRICON, bem como de todos os materiais, estudos, desenhos, ferramentas, moldes, etc., de relevância para a prossecução dos fornecimentos em curso, estando sujeito às penalidades por atraso previstas no ponto 10.1.1.
17.4. A FRICON terá o direito de fazer cessar o contrato se o Cliente Final suspender ou suprimir a encomenda; neste caso, a FRICON pagará ao Fornecedor os bens conformes, aceites e já entregues.
17.5. Todos os pagamentos recebidos pelo Fornecedor relativos a materiais, equipamentos ou serviços em Não-Conformidade serão reembolsados à FRICON, comprometendo-se o Fornecedor a efetuar a restituição no prazo de 30 dias a contar da data de rescisão.
17.6. A FRICON reserva-se o direito de, à data da rescisão, acionar as eventuais garantias Bancárias em seu benefício.
18. LEI APLICÁVEL E REGULAÇÃO DE LITÍGIOS
18.1. As presentes Condições Gerais de Compra, a Ordem de Compra, as Condições Particulares de Encomenda e/ou o Contrato regem-se em todos os seus aspetos pela Legislação vigente no ordenamento jurídico português.
18.2. Para a resolução de quaisquer litígios emergentes da presente Ordem de Compra, designadamente quanto à sua interpretação, aplicação, validade, execução, cumprimentos e seu termo, as Partes atribuem competência exclusiva ao Tribunal Judicial de Vila do Conde.
19. AVALIAÇÃO DE FORNECEDORES
A Fricon procede à avaliação dos seus fornecedores de acordo com diferentes critérios:
19.1 Critérios de Avaliação
19.1.1. Critério 1 – Cumprimento dos prazos de entrega
Análise do desempenho do Fornecedor no que respeita à adequação dos prazos de entrega às necessidades da Fricon sendo penalizados aqueles que apresentem atrasos de fornecimento face ao prazo indicado nas Ordens de Compra
19.1.2. Critério 2 – Cumprimentos das especificações
Capacidade do fornecedor em cumprir as condições contratualizadas ou das especificações dos produtos solicitados, sendo penalizados aqueles que apresentem “Não Conformidades”
19.2. Avaliação
90-100 – Fornecimento adequado ou com bom desempenho
80-89 – Fornecedor apto ou sem restrições
70-79 – Fornecedor de média qualidade de fornecimento carecendo de melhorias
0-69 – Fornecedor inapto e/ou com impacto na produção a ser eliminado